جهل بالاختصاصات.. والمعلمون يتحملون عبء المهام الإدارية
في دراسة حول فعالية القسم الإداري بمدارس التربية
جهل بالاختصاصات.. والمعلمون يتحملون عبء المهام الإدارية
أعدتها إدارة التطوير والتنمية في قطاع التخطيط والمعلومات في وزارة التربية شملت 10% من مجموع مدارس كل منطقة تعليمية، اضافة الى المعاهد الدينية، باستثناء مدارس نظام المقررات ومدارس التربية الخاصة، حيث بلغ عدد العينة التي استندت إليها الدراسة 474 حالة من الإداريين، 8 % ذكور، و91.8 % إناث موزعين على جميع المناطق التعليمية بنسب متساوية تقريبا، باستثناء منطقتي الأحمدي والفروانية بسبب الكثافة الطلابية.
وطالبت الدراسة التي توزعت العينة العشوائية فيها على مستوى المراحل التعليمية بواقع رياض الأطفال 16.5 %، والابتدائي 35.4 %، المتوسط 32.1 % ـ والثانوي 15.4 %، بتفعيل آلية العمل بالقسم الإداري بالمدارس، وذلك باستكمال كل الوظائف العاملة فيه لسد الاحتياجات من الكوادر البشرية طبقا للهيكلة المعتمدة، مشددة على ضرورة أن يرتبط ما يسند من أعمال أخرى إلى العاملين بالأقسام الإدارية بما جاء بالوصف العام للوظيفة، ويتم تعميم نشرة معتمدة وملزمة بهذا الخصوص.
أجهزة الحاسوب
وفي سياق مماثل، أشارت الدراسة إلى ضرورة الإيعاز لجهة الاختصاص بالوزارة بسرعة تزويد الأقسام الإدارية بالمدارس بأجهزة الحاسب الآلي طبقا لمعدلاتها المقننة وبالبرامج اللازمة، مع مراعاة مواكبة توفير الدعم الفني المطلوب لضمان استمرارية التشغيل بالكفاءة اللازمة، مشيرة الى انه يحق للعاملين بالقسم الإداري تنمية مهاراتهم وكفاءاتهم بمستوياتهم المختلفة عن طريق التدريب، ويستلزم ذلك مخاطبة الجهات المعنية بالتدريب في هذا الشأن لإدراج العاملين ضمن الخطة التدريبية السنوية لوزارة التربية.
وشددت الدراسة في احدى توصياتها على ضرورة مخاطبة الجهات المعنية لدراسة استحداث كادر خاص يشمل الموظفين بالأقسام الادارية أسوة بزملائهم التربويين في الميدان.
وفيما يتعلق بتحليل نتائج استطلاعات وآراء العاملين بالقسم الاداري وفق العينة العشوائية التي تم اختيارها من المناطق التعليمية الست، صنفت الدراسة هذه النتائج الى 7 محاور، توزعت بداية على المحور الأول الذي ضم مهام وأعمال مسجلي شؤون الطلبة، والتي تم تعريفها على أنها وظيفة فنية يختص شاغلها باستلام جداول الطلبة وتدقيق السجلات المدرسية، وحصر حضور الطلبة اليومي وغيابهم، اضافة الى رصد الدرجات والقيام بعمل كشف يحتوي على أسماء الطلبة الخريجين واصدار شهادات لمن يهمه الأمر.
مسجلو شؤون الطلبة
وجاءت نسبة مزاولي مهام وأعمال مسجلي شؤون الطلبة في القسم الاداري 35.67% فقط، وهي نسبة ضعيفة جدا اذا ما قورنت بنسبة غير المزاولين للمهام المسندة اليهم، والتي بلغت 47.5%.
وفيما تقل مهام شؤون الطلبة في مرحلة رياض الأطفال بنسبة 2.60%، ترتفع هذه النسبة في المرحلة الابتدائية بنسبة 3.29%، بينما في المرحلتين المتوسطة والثانوية، مقارنة بالمرحلتين السابقتين، فهي متقاربة من حيث الانخفاض، حيث تعتبر مهنة طاردة لكثرة أعباء المهام المنوطة اليهم.
وفيما تتصدر منطقة العاصمة التعليمية بنسبة موظفيها الذين يقومون بمهام شؤون الطلبة من حيث الذكور، وتنخفض الى الترتيب السادس منطقة حولي التعليمية، تحظى منطقة الفروانية التعليمية بالترتيب الأول من حيث الاناث، وتنخفض الى الترتيب السادس منطقة الأحمدي التعليمية.
المقصف والصندوق المالي
وعن المحور الثاني، الذي تنص الدراسة على أنه من ضمن اختصاص القسم الاداري، وهو الاشراف على المقصف المدرسي، حيث يتم تخصيص عدد من العاملين فيه للاشراف على المقصف وعمل طلبات شراء من الشركات للسلع التي يجب توافرها في المقصف، وعمل فواتير شراء ومراجعتها وتدقيقها وعمل الحسابات الختامية لجميع العمليات المالية في المقصف. اما بالنسبة للصندوق المالي، فهو عبارة عن مبلغ من المال يتم تخصيصه من الادارة المالية بوزارة التربية لكل مدرسة للصرف على متطلبات المدرسة من صيانة دورية لمرافق المدرسة ونثريات اخرى.
وجاءت نتيجة العينة العشوائية في هذا السياق لافتة، حيث اتضح ان نسبة 55.6% من العاملين في الاقسام الادارية لا يقومون بالاشراف على تنفيذ هذا الاختصاص والمهام المتعلقة باعمال المقصف المدرسي والصندوق المالي، وان نسبة 11.9% فقط من هؤلاء العاملين يؤدون هذه المهام، وهي نسبة منخفضة، اضافة الى ان نسبة 17.4% لا يدرون شيئا عن طبيعة هذه المهام.
وفيما تقاربت النسب بين المناطق التعليمية من حيث اشراف الاقسام الادارية بمدارسها على المقاصف والصناديق المالية، جاءت منطقة الاحمدي التعليمية في اسفل الترتيب بنسبة 1.93% وهي نسبة تعد سلبية من حيث اداء مثل هذه الاعمال.
كما كشفت نتائج الاستطلاع أن أعمال المقصف والصندوق المالي تسند الى المعلمين والمعلمات أو موظفين آخرين من خارج القسم الاداري، نتيجة عدم ادراك موظفي هذا القسم بطبيعة هذه الأعمال ذكورا واناثا.
وأوضحت الدراسة في هذا المحور، أن فئة «منفذ أعمال تخزين» بالقسم الاداري هي أكثر الفئات التي تقوم بهذه المهام بنسبة 3.25%، وتليها فئة «منفذ أعمال السكرتارية» (2.9%)، فيما تقل النسبة لتصل الى 2.19% «لفئة السكرتير»، لكثرة الأعمال المسندة اليهم.
أعمال الصيانة
أما المحور الثالث من اختصاصات القسم الاداري بالمدارس، فيتعلق بأعمال الصيانة، حيث يتابع موظفو هذا القسم أعمال الصيانة بشكل دوري في المبنى المدرسي، لتحديد مواقع الخطورة ووضع الحلول لها، ومراجعة الصيانة الوقائية للمبنى المدرسي، وكذلك وضع الاقتراحات لعلاجها وصيانتها، بالتنسيق مع مراقبات الصيانة في المناطق التعليمية المختلفة، وقطاع المنشآت التربوية بالوزارة، اضافة الى اعداد التقارير حولها.
وتوصلت الدراسة في هذا السياق بعد استطلاع رأي عينتها العشوائية، ان نسبة العاملين في القسم الاداري (ذكورا واناثا) الذين لا يمارسون هذا الاختصاص، وهو اعمال الصيانة للمبنى المدرسي بلغ 52.7%.
واوضحت ان النسب تأتي متقاربة من حيث تنفيذ اعمال الصيانة في القسم الاداري بمختلف المراحل التعليمية، باستثناء رياض الاطفال التي تأتي نسبتها الاعلى، بسبب قلة المهام الادارية وصغر المبنى في هذه المرحلة التعليمية.
كما جاءت نتائج استطلاعات الرأي في هذا المحور ضئيلة على مستوى المناطق التعليمية الست، حيث كانت النسب متقاربة من حيث التدني بتنفيذ اعمال الصيانة، بالرغم من وجود مراقبة للخدمات العامة في هذه المناطق والتي تعد اعمال الصيانة من ضمن مهامها.
المخازن والتوريدات
وحول المحور الرابع المتعلق بأعمال المخازن والتوريدات، عرفت الدراسة هذا المحور بأن شاغلها يختص باستلام المواد من كتب واثاث وباقي المستلزمات التربوية، ويقوم بتصنيفها وفحصها والتأكد من سلامتها، اضافة الى صرفها وتدوينها في سجلات خاصة بها، واجراء الجرد السنوي والدوري، وكذلك تطوير عمليات التوريد والتزين بأفضل الاساليب المتبعة واعداد استمارات القيد والصرف.
وفي هذا السياق، توصلت الدراسة الى نتائج مهمة، مفادها ان نسبة العاملين في القسم الاداري المعنيين بالقيام بأعمال التخزين متدنية 45%، مؤكدة حاجة الاقسام في جميع المناطق التعليمية الى توفير كوادر في هذا المجال.
وبينت ان نسبة الذكور أعلى من نسبة الإناث في ممارسة هذه الأعمال، حيث تمثل 2.9%، وذلك بسبب الإبقاء على الذكور من أمناء المخزن في المدارس التي تم تأنيثها في القسم الاداري بالمدارس.
السكرتارية
وفي سياق مختلف، تحدثت الدراسة عن المحور الخامس من المهام الوظيفية بالقسم الإداري في المدارس، والمتعلق بالاعمال الادارية والسكرتارية، من حفظ السجلات وملفات العاملين في المدرسة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات والقيام بأعمال الطباعة والتصوير واستلام البريد الصادر والوارد، وفرزه وتوزيعه وحفظ نسخ منه ومتابعة استلامه، اضافة الى توزيع القرارات والنشرات والتعاميم، واستقبال المترددين والزائرين للادرة المدرسية، وتنظيم مواعيد المقابلات مع المختصين.
وخلصت نتائج استطلاع الرأي في هذا المحورالى ان نسبة من يقوم بتنفيذ مهام الأعمال الادارية والسكرتارية بلغت 65%، وهي نسبة مرتفعة مقارنة بمن لم يزاول هذه الأعمال التي بلغت 18.5%
أما عن حجم مساهمة العاملين في القسم الاداري بوضع الخطة السنوية، وهي عنوان المحور السادس، فتعد من اهم المهام الرئيسية لرئيس القسم ويساهم بإعدادها جميع اعضاء القسم الاداري، حيث تمثل خطة سير العمل طول السنة ومحددة بفترة زمنية، وتتم متابعتها والاشراف على تنفيذها عن طريق رئيس القسم الاداري.
واوضحت الدراسة ان ما يبلغ 53% من الذين شملهم استطلاع الرأي، لا يساهمون في وضع الخطة السنوية، ويقتصر عدد هؤلاء المشاركين على 16%، وهي نسب تتقارب في جميع المناطق التعليمية.
وذكرت أن نسبة الذكور الذين يشاركون في وضع الخطة أعلى من نسبة الإناث، وذلك لإعطاء الذكور صلاحيات في وضع الخطة أكثر من الإناث، لا سيما على مستوى رئيس القسم الذي يقوم عادة بوضع هذه الخطة.
مشاكل ومعوقات
وخلصت الدراسة في محورها الأخير الى جملة المعوقات والمشاكل التي تواجه القسم الإداري، والمتمثلة في تنفيذ الاختصاصات والمهام، والتي صنفت في 4 بنود، وهي احتياجات القسم للكوادر البشرية، والأجهزة والدعم الفني، إضافة الى الاحتياجات التدريبية وصلاحية رئيس القسم.
وعن البند الأول المتعلق بتوفير العناصر البشرية في القسم الإداري لتنفيذ المهام المنوطة بالقسم وتنظيم العمل الإداري وتخفيف العبء عن المعلمين في تحمل المسؤوليات واختصاصات القسم التي تؤثر سلبا في العملية التعليمية والتحصيل الطلابي، ذكرت الدراسة أن 53.8% فقط من العاملين في القسم الإداري يعتبرون أن هذه الاحتياجات البشرية متوافرة، فيما يرى 52.11% فقط من العاملين في القسم الإداري أن اشتراطات شغل الوظيفة متوافرة. ويجد 58.4% فقط من العاملين في القسم أن العناصر البشرية المؤهلة موجودة.
وأكد 86.7% من العاملين في هذا القسم امتلاكهم القدرات وإلمامهم بالمهام الوظيفية المكلفين القيام بها.
وفي ما يتعلق بالبند الثاني المختص باحتياجات القسم الإداري من الأجهزة والدعم الفني، وعلى الرغم من سعي الوزارة لتحسين أداء الموظفين بصفة مستمرة، وحرصها على مواكبة التطور في مجال التقنيات والعلوم والنظريات الإدارية الحديثة، والانتقال من العمل الإداري التقليدي الى تطبيق تقنيات المعلومات والاتصالات في البناء التنظيمي واستخدام التقنية الحديثة، أفادت نتائج استطلاع الرأي أن نسبة المؤيدين لحاجة القسم الى توفير الأجهزة والدعم الفني مرتفعة، اذ تصل الى 62.6%، مما يعد دليلا واضحا على افتقار هذا القسم الى الأجهزة في جميع مدارس المناطق التعليمية، لا سيما في مناطق مبارك الكبير والعاصمة وحولي التعليمية.
دورات تدريبية
وكشفت الدراسة في بندها الثالث عن حاجة 50% من الذين شملهم استطلاع الرأي في الأقسام الإدارية في المدارس بجميع تخصصاتهم، الى تدريب وإلمام بالنظم والإجراءات المتعلقة بالحاسب الآلي للارتقاء بالأداء البشري.
وفي البند الرابع المتعلق بصلاحيات رئيس القسم الإداري، وهي وظيفة إشرافية يختص شاغلها بوضع الخطة السنوية ومتابعة أعمال شؤون الطلبة والإشراف على الصندوق المالي والمقصف المدرسي وأعمال الصيانة والمخازن والتوريدات، ذكرت الدراسة أن نسبة الذين يعتقدون بافتقار رئيس القسم الى الصلاحيات الكافية لاتخاذ القرارات اللازمة بلغت 61.8%، وهي النسبة العليا مقارنة بالذين لا يرون هذا الرأي.
