moalma
12-27-2007, 10:06 PM
المقابلة الشخصية ...
________________________________________
تمهيــد تعتبر المقابلة الشخصية جزءاً لا يتجزأ من إدارة الأشخاص ويستلزم نجاحها الكثير من التخطيط والتنظيم ، ولا تزال المقابلة الأسلوب الأكثر شيوعا في الاستعمال لتقدير ملاءمة الشخص للوظيفة . فقد تبين في الولايات المتحدة أن 99% من الشركات الأمريكية تستعمل هذه الطريقة لإمداد أجهزتها بالموظفين . وفي بريطانيا تعادل النسبة هذا الرقم تقريباً .
وهكذا فإننا نخضع جميعاً للتجربة في المقابلة من أجل الحصول على المراكز في الكليات والوظائف والترقيات ليس لمرة واحدة وإنما لعدة مرات.
وان اتجاه حياتنا يمكن أن يتغير كلياً بنتيجة النجاح أو الفشل في المقابلة التي قد تكون قصيرة لا تتجاوز "15" دقيقة أو طويلة تمتد إلى ثلاثة ساعات . وقد تكون النتيجة أنك اتخذت قراراً سيئاً تلزم بموظف غير ملائم لعدة سنوات. الأسباب التي جعلت المقابلة تحتفظ بشعبيتها :
1- إنها سهلة الإعداد والتنفيذ وإنها سهلة جداً إذا نفذت بشكل سئ ، ولكنها ليست كذلك إذا نفذت بشكل جيد .
2- المقابلة تؤمن نوعاً من التواصل المباشر والحيوي بين من يجرى المقابلة والمرشحين مما يساعد على إمدادهم بكمية من المعلومات اللازمة بطرق عدة :
مثل : كيف يبدو المرشحون ؟ كيف يتصرفون في اجتماع وجه لوجه ؟
3- وما إذا كانوا يستطيعون التعبير عن أنفسهم بوضوح وبشكل جيد عندما يتحدثون عن أنفسهم وإذا كان مظهرهم وهيئتهم لائقة " . تعريف المقابلة : تعرف المقابلة على أنها تفاعل لفظي يتم بين شخصين أو اكثر في موقف حيث يحاول أحدهما وهو القائم بالمقابلة أن يستثير بعض المعلومات أو التعبيرات لدى المرشح . ونعني بالإدارة وهو قيادة وتنفيذ الأعمال عن طريق التخطيط والتنظيم والمتابعة والتقويم . فالركن الأول للإدارة
وهو التخطيط : ونعني به القدرة على صياغة أهداف المقابلة وإجراءاتها ووسيلتها وأساليبها والتي يمكن من خلالها إدارة المقابلة لتكون اكثر نجاحاً . الخطوات الناجحة لإجراء المقابلة :
1- حدد الهدف من المقابلة :- إن تحديد الهدف من المقابلة يرشدك إلى تحديد نوعية الأسئلة المناسبة ويساعد على اختيارها بالإضافة إلى تحديد المقابلين ، والمكان والوقت . أعمل : - اعقد اجتماعاً مع المقابلين . - حدد سبب الاجتماع . - صغ الأهداف بطريقة مشتركة . - حدد الأهداف بوضوح لكل مقابل .
2- التحضير الجيد للمقابلة : إذا فشلت في التحضير ... حضر نفسك للفشل . قدم التحضير بشكل ملائم ، وعدم التخطيط في كيفية إجراء المقابلة فإن ذلك يؤدي إلى الحكم بشكل سيئي فالتحضير الجيد يتطلب قرءاه كافية المعلومات عن المتقدم للمقابلة وبالذات السيرة الذاتية عن المقابل ، لأن ذلك يساعد على تحديد وتركيز الأسئلة حسب الشروط الآتية :
أ- ابتعد عن الأسئلة المحرجة التي تشكل انتهاكاً لخصوصية المقابل .
ب- كتابة أسئلة المقابلة تحريراً ووضعها أمامك ، لأن ذلك سيساعدك على قيادة دفة المقابلة بشكل مركز ومنظم .
هـ- دع لنفسك وقتاً مناسباً لفحص ملف كل متقدم ، ووضع ملفه أمامك قبل دخوله عليك للمقابلة بقليل .
د- اترك لنفسك وقتاً مناسباً لإستيفاء كتابة أي ملاحظة عن الشخص المقابل بعد الانتهاء من مقابلته مباشرة . لأن ذلك يساعدك على التمييز بين المتقدمين.
3- تهيئة الجو المريح :
أ- خفف من روع الشخص الذي تقابله وذلك بمعاملته بدفء وإظهار التعاطف معه والإمتنان لحضوره . ب- أجلسه في مكان جيد محاطاً بالأشياء المريحة .
ج- ناده بإسمه أو بكنيته وابتسم له .
د- التركيز بشدة وانتباه وحماسه إلى حديث المرشح وعدم مقاطعته أثناء حديثه.
هـ- تجنب النظرات التي تبعت الخوف في نفس المقابل .
و- عدم الإنشتغال عن المقابل بأي شئ آخر لا يخص المقابلة (مثل الرد على الهاتف أو الحديث مع شخص آخر) .
ي- عدم تبسم المقابلين اثر إجابة المرشح .
4- تهئية المكان المناسب :
أن توفير المكان المناسب من حيث الترتيب والتنظيم والتكييف والتهوية ، ووجود المكتب والمقاعد والطاولات المناسبة . ويفضل أن يكون المقابل والمرشح على جانبين مختلفين والبعد عن الضوضاء ليساعد على نجاح المقابلة.
5- أجب عن أسئلة المقابل في نهاية المقابلة .
6- حاول أن توحي للمقابل بأنك ستنهي المقابلة .
إجراءات المقابلة :
أولاً : تخطيط وإدارة المقابلة :
1- الترتيبات المتعلقة بالمقابلة :
أ- توزيع الأوراق والاستمارات قبل موعد إجراء المقابلة بوقت كاف .
ب- توزيع الدرجات على بنود المقابلة .
جـ- ترتيب أوراق المتقدمين في ملفات بحيث يكون لكل متقدم ملف خاص يتضمن معلومات شاملة عن المرشح : 1
- وثيقة التخرج .
2- صورة مصدقة من كشف الدرجات .
3- صورة لكافة الأصول . 4
- صورة من بيانات الخدمة .
5- يكتب المرشح سيرة ذاتية عن نفسه بألايتجاز وصفحة واحدة ، ليسطر فيها مشواره الوظيفي ، ويبين فيها أعماله وإنجازاته ، ويكتب المراحل والصفوف التي درسها مع ذكر السنة أن أمكن .
6- يكتب المرشح أسباب اختياره الإشراف التربوي أو إدارة المدرسة مع كتابة طموحاته التي ينوي عملها إذا تم ترشيحه .
7- صورة من خطابات الشكر التي حصل عليها إن وجدت .
8- صورة من شهادة أي دورة اشترك فيها .
9- إرفاق أي وثائق عن الأعمال التي قام بها من تجارب وبحوث ومؤتمرات وندوات شارك فيها أو حضرها .
2- كتابة أسماء المرشحين في قائمة يوضح فيها تاريخ المقابلة وزمانها ومكانها .
3- تسهيل فترة انتظار المرشحين وتجهيز مكان مناسب خاص بالمنتظرين مهما كانت فترة الانتظار . 4- التوقيت :
إن ترك المتقدمين في إنتظار المقابلة مهما كان الوقت قصيراً يعد خطأً فادحاً :
وهنا يقترح الآتي :
- لا تحاول أن تعقد مقابلات لعدد يزيد عن "8" أشخاص في اليوم.
- ضح جدول مواعيد للمقابلات بفاصل مقرراه "10"
- خصص فترة راحة لتنازل الشاي والقهوة .
الوقت اللازم للمقابلة :
يختلف الوقت المخصص للمقابلة من وظيفة إلى أخرى . فكلما كبرت الوظيفة زاد الوقت المخصص للمقابلة . وبشكل عام يتراوح وقت المقابلة ما بين (1-3 ساعات) ويرى بعضهم أن المتوسط المعقول للمقابلة هو نصف ساعة .
لتسجيل نتائج المقابلة : تسجيل درجات المقابلة بعد انتهائها مباشرة :
أنواع المقابلات : أولاً : المقابلات الفردية :
هي تتضمن ببساطة مقابل واحدٍ يتحدث إلى مرشح واحد ومواصفاتها:
أ- أسهل أنواع المقابلات من حيث التنظيم والإدارة .
ب- إنها ليست مكلفة . ومن عيوبها :
1- تحتاج أن يكون المقابل ذا قدرات عالية .
2- تظهر فيها الذاتية ، وقد يكون الحكم غير موضوعي .
ثانياً : المقابلات بواسطة لجنة أو فريق :
مواصفاتها :
1- تتضائل الفرصة في أن يعامل المرشح بطريقة غير عادلة لأن وجود مقابل معين لا يستطيع أن يفرض ما يحب وما يكره على العملية ، وهكذا تصبح عملية الانتقاء افضل من سواها ، فمع وجود أربعة مقابلين مثلا فإن التعامل أربعة أضعاف .
2- تسمح بتقسيم العمل بين أعضائها ، ويستطيع كل عضو التركيز على موضع مختلف . فبينما يتحدث أحد الأعضاء مع المرشح يصغي المراقبون بإهتمام ، ويقودهم ذلك إلى أن يتابعوا مهمتهم عندما يأتي دورهم في السؤال .
3- أن ردة الفعل لدى المرشح في المقابلة بواسطة لجنة ، تتوقف في جزء منها على كيفية تسييرها ، فإذا أجريت بشكل جيد ، أي أن أعضاء اللجنة يسألون المرشح مداورة ، بعد الاتفاق على المجالات التي يغطيها كل منهم يكون الأمر سهلا ، بدلاً من إعطاء الحرية لكل عضو في توجيه أي سؤال في أي وقت .
مهام مدير المقابلة :
1- تنظيم اللجنة وطريقة عملها .
2- تحديد الوقت المخصص لكل فرد في المقابلة .
3- تحديد المواضيع التي يجب أن يتناولها الأعضاء
. 4- يعمل كصلة بين كل عضو وبقية الأعضاء ، حالما ينتهي أحدهم يبدأ الآخر
. 5- يكون مسؤولاً عن تقدير المرشح بعد المقابلة .
6- يكون هو الشخص الأول الذي يحيي المرشح لدى دخوله قاعة المقابلة .
وقد يسأل الأسئلة القليلة الأولى ... إذ من الواجب مساعدة المرشح على الاستقرار بأسرع ما يمكن . ويتضح من ذلك أن أموراً كثيرة تتوقف على سيطرة المدير بفاعلية على زملائه في اللجنة توجيهات عامة في إدارة المقابلات الشخصية
1- إن إجراءات مقابلة جيدة ليس بالأمر السهل أبداً ، أما إجراء مقابلة سيئة فهو أمر سهل جداً .
2- إفساح المجال أمام المرشح لكي يتكلم بجدية .
3- يتصف المرشحون ممن تتواتر أعصابهم :
أ- قلة الكلام .
ب- التردد في الجواب .
جـ- قلة الانفتاح والتواصل .
4- هناك من يحاول بطريقة ما الكلام كل الوقت كأسلوب لإيقاف المقابل عن طرح الأسئلة ، وهذا يسئ إلى المرشح ، ويعطي المقابل شعوراً بعدم الارتياح .
5- صفات تظهر على المرشح أثناء المقابلة مثل عدم النظر إلى المقابلين ، ويكثرون من تحريك أيديهم وأرجلهم ، عض الأصابع أو الأظافر أو يعزفون على القلم بأشياء أخرى بين أيديهم .
6- أن يتحلى المقابلون باللباقة والتواضع لكي ينتظروا نهاية المقابلة قبل الحكم على المرشح.
7- أن يسأل المقابلون أسئلة مفتوحة تعطى المرشح الفرصة ليقول للمرشح أكثر من كلمتي نعم أم لا .
8- من الأخطاء أن يسأل المقابلون أسئلة تقود إلى الجواب الذي يريده .
المراجع 1
) رسالة الإشراف التربوي .
2) العدد الأول السادس من شعبان 1419هـ
3) المقابلات الناجحة . المؤلف موشابيرو الدار العربية للعلوم .
4) كيف تواجه المقابلات . المؤلف كليف فلتشر دار إحياء العلوم ببيروت.
انتهى
________________________________________
تمهيــد تعتبر المقابلة الشخصية جزءاً لا يتجزأ من إدارة الأشخاص ويستلزم نجاحها الكثير من التخطيط والتنظيم ، ولا تزال المقابلة الأسلوب الأكثر شيوعا في الاستعمال لتقدير ملاءمة الشخص للوظيفة . فقد تبين في الولايات المتحدة أن 99% من الشركات الأمريكية تستعمل هذه الطريقة لإمداد أجهزتها بالموظفين . وفي بريطانيا تعادل النسبة هذا الرقم تقريباً .
وهكذا فإننا نخضع جميعاً للتجربة في المقابلة من أجل الحصول على المراكز في الكليات والوظائف والترقيات ليس لمرة واحدة وإنما لعدة مرات.
وان اتجاه حياتنا يمكن أن يتغير كلياً بنتيجة النجاح أو الفشل في المقابلة التي قد تكون قصيرة لا تتجاوز "15" دقيقة أو طويلة تمتد إلى ثلاثة ساعات . وقد تكون النتيجة أنك اتخذت قراراً سيئاً تلزم بموظف غير ملائم لعدة سنوات. الأسباب التي جعلت المقابلة تحتفظ بشعبيتها :
1- إنها سهلة الإعداد والتنفيذ وإنها سهلة جداً إذا نفذت بشكل سئ ، ولكنها ليست كذلك إذا نفذت بشكل جيد .
2- المقابلة تؤمن نوعاً من التواصل المباشر والحيوي بين من يجرى المقابلة والمرشحين مما يساعد على إمدادهم بكمية من المعلومات اللازمة بطرق عدة :
مثل : كيف يبدو المرشحون ؟ كيف يتصرفون في اجتماع وجه لوجه ؟
3- وما إذا كانوا يستطيعون التعبير عن أنفسهم بوضوح وبشكل جيد عندما يتحدثون عن أنفسهم وإذا كان مظهرهم وهيئتهم لائقة " . تعريف المقابلة : تعرف المقابلة على أنها تفاعل لفظي يتم بين شخصين أو اكثر في موقف حيث يحاول أحدهما وهو القائم بالمقابلة أن يستثير بعض المعلومات أو التعبيرات لدى المرشح . ونعني بالإدارة وهو قيادة وتنفيذ الأعمال عن طريق التخطيط والتنظيم والمتابعة والتقويم . فالركن الأول للإدارة
وهو التخطيط : ونعني به القدرة على صياغة أهداف المقابلة وإجراءاتها ووسيلتها وأساليبها والتي يمكن من خلالها إدارة المقابلة لتكون اكثر نجاحاً . الخطوات الناجحة لإجراء المقابلة :
1- حدد الهدف من المقابلة :- إن تحديد الهدف من المقابلة يرشدك إلى تحديد نوعية الأسئلة المناسبة ويساعد على اختيارها بالإضافة إلى تحديد المقابلين ، والمكان والوقت . أعمل : - اعقد اجتماعاً مع المقابلين . - حدد سبب الاجتماع . - صغ الأهداف بطريقة مشتركة . - حدد الأهداف بوضوح لكل مقابل .
2- التحضير الجيد للمقابلة : إذا فشلت في التحضير ... حضر نفسك للفشل . قدم التحضير بشكل ملائم ، وعدم التخطيط في كيفية إجراء المقابلة فإن ذلك يؤدي إلى الحكم بشكل سيئي فالتحضير الجيد يتطلب قرءاه كافية المعلومات عن المتقدم للمقابلة وبالذات السيرة الذاتية عن المقابل ، لأن ذلك يساعد على تحديد وتركيز الأسئلة حسب الشروط الآتية :
أ- ابتعد عن الأسئلة المحرجة التي تشكل انتهاكاً لخصوصية المقابل .
ب- كتابة أسئلة المقابلة تحريراً ووضعها أمامك ، لأن ذلك سيساعدك على قيادة دفة المقابلة بشكل مركز ومنظم .
هـ- دع لنفسك وقتاً مناسباً لفحص ملف كل متقدم ، ووضع ملفه أمامك قبل دخوله عليك للمقابلة بقليل .
د- اترك لنفسك وقتاً مناسباً لإستيفاء كتابة أي ملاحظة عن الشخص المقابل بعد الانتهاء من مقابلته مباشرة . لأن ذلك يساعدك على التمييز بين المتقدمين.
3- تهيئة الجو المريح :
أ- خفف من روع الشخص الذي تقابله وذلك بمعاملته بدفء وإظهار التعاطف معه والإمتنان لحضوره . ب- أجلسه في مكان جيد محاطاً بالأشياء المريحة .
ج- ناده بإسمه أو بكنيته وابتسم له .
د- التركيز بشدة وانتباه وحماسه إلى حديث المرشح وعدم مقاطعته أثناء حديثه.
هـ- تجنب النظرات التي تبعت الخوف في نفس المقابل .
و- عدم الإنشتغال عن المقابل بأي شئ آخر لا يخص المقابلة (مثل الرد على الهاتف أو الحديث مع شخص آخر) .
ي- عدم تبسم المقابلين اثر إجابة المرشح .
4- تهئية المكان المناسب :
أن توفير المكان المناسب من حيث الترتيب والتنظيم والتكييف والتهوية ، ووجود المكتب والمقاعد والطاولات المناسبة . ويفضل أن يكون المقابل والمرشح على جانبين مختلفين والبعد عن الضوضاء ليساعد على نجاح المقابلة.
5- أجب عن أسئلة المقابل في نهاية المقابلة .
6- حاول أن توحي للمقابل بأنك ستنهي المقابلة .
إجراءات المقابلة :
أولاً : تخطيط وإدارة المقابلة :
1- الترتيبات المتعلقة بالمقابلة :
أ- توزيع الأوراق والاستمارات قبل موعد إجراء المقابلة بوقت كاف .
ب- توزيع الدرجات على بنود المقابلة .
جـ- ترتيب أوراق المتقدمين في ملفات بحيث يكون لكل متقدم ملف خاص يتضمن معلومات شاملة عن المرشح : 1
- وثيقة التخرج .
2- صورة مصدقة من كشف الدرجات .
3- صورة لكافة الأصول . 4
- صورة من بيانات الخدمة .
5- يكتب المرشح سيرة ذاتية عن نفسه بألايتجاز وصفحة واحدة ، ليسطر فيها مشواره الوظيفي ، ويبين فيها أعماله وإنجازاته ، ويكتب المراحل والصفوف التي درسها مع ذكر السنة أن أمكن .
6- يكتب المرشح أسباب اختياره الإشراف التربوي أو إدارة المدرسة مع كتابة طموحاته التي ينوي عملها إذا تم ترشيحه .
7- صورة من خطابات الشكر التي حصل عليها إن وجدت .
8- صورة من شهادة أي دورة اشترك فيها .
9- إرفاق أي وثائق عن الأعمال التي قام بها من تجارب وبحوث ومؤتمرات وندوات شارك فيها أو حضرها .
2- كتابة أسماء المرشحين في قائمة يوضح فيها تاريخ المقابلة وزمانها ومكانها .
3- تسهيل فترة انتظار المرشحين وتجهيز مكان مناسب خاص بالمنتظرين مهما كانت فترة الانتظار . 4- التوقيت :
إن ترك المتقدمين في إنتظار المقابلة مهما كان الوقت قصيراً يعد خطأً فادحاً :
وهنا يقترح الآتي :
- لا تحاول أن تعقد مقابلات لعدد يزيد عن "8" أشخاص في اليوم.
- ضح جدول مواعيد للمقابلات بفاصل مقرراه "10"
- خصص فترة راحة لتنازل الشاي والقهوة .
الوقت اللازم للمقابلة :
يختلف الوقت المخصص للمقابلة من وظيفة إلى أخرى . فكلما كبرت الوظيفة زاد الوقت المخصص للمقابلة . وبشكل عام يتراوح وقت المقابلة ما بين (1-3 ساعات) ويرى بعضهم أن المتوسط المعقول للمقابلة هو نصف ساعة .
لتسجيل نتائج المقابلة : تسجيل درجات المقابلة بعد انتهائها مباشرة :
أنواع المقابلات : أولاً : المقابلات الفردية :
هي تتضمن ببساطة مقابل واحدٍ يتحدث إلى مرشح واحد ومواصفاتها:
أ- أسهل أنواع المقابلات من حيث التنظيم والإدارة .
ب- إنها ليست مكلفة . ومن عيوبها :
1- تحتاج أن يكون المقابل ذا قدرات عالية .
2- تظهر فيها الذاتية ، وقد يكون الحكم غير موضوعي .
ثانياً : المقابلات بواسطة لجنة أو فريق :
مواصفاتها :
1- تتضائل الفرصة في أن يعامل المرشح بطريقة غير عادلة لأن وجود مقابل معين لا يستطيع أن يفرض ما يحب وما يكره على العملية ، وهكذا تصبح عملية الانتقاء افضل من سواها ، فمع وجود أربعة مقابلين مثلا فإن التعامل أربعة أضعاف .
2- تسمح بتقسيم العمل بين أعضائها ، ويستطيع كل عضو التركيز على موضع مختلف . فبينما يتحدث أحد الأعضاء مع المرشح يصغي المراقبون بإهتمام ، ويقودهم ذلك إلى أن يتابعوا مهمتهم عندما يأتي دورهم في السؤال .
3- أن ردة الفعل لدى المرشح في المقابلة بواسطة لجنة ، تتوقف في جزء منها على كيفية تسييرها ، فإذا أجريت بشكل جيد ، أي أن أعضاء اللجنة يسألون المرشح مداورة ، بعد الاتفاق على المجالات التي يغطيها كل منهم يكون الأمر سهلا ، بدلاً من إعطاء الحرية لكل عضو في توجيه أي سؤال في أي وقت .
مهام مدير المقابلة :
1- تنظيم اللجنة وطريقة عملها .
2- تحديد الوقت المخصص لكل فرد في المقابلة .
3- تحديد المواضيع التي يجب أن يتناولها الأعضاء
. 4- يعمل كصلة بين كل عضو وبقية الأعضاء ، حالما ينتهي أحدهم يبدأ الآخر
. 5- يكون مسؤولاً عن تقدير المرشح بعد المقابلة .
6- يكون هو الشخص الأول الذي يحيي المرشح لدى دخوله قاعة المقابلة .
وقد يسأل الأسئلة القليلة الأولى ... إذ من الواجب مساعدة المرشح على الاستقرار بأسرع ما يمكن . ويتضح من ذلك أن أموراً كثيرة تتوقف على سيطرة المدير بفاعلية على زملائه في اللجنة توجيهات عامة في إدارة المقابلات الشخصية
1- إن إجراءات مقابلة جيدة ليس بالأمر السهل أبداً ، أما إجراء مقابلة سيئة فهو أمر سهل جداً .
2- إفساح المجال أمام المرشح لكي يتكلم بجدية .
3- يتصف المرشحون ممن تتواتر أعصابهم :
أ- قلة الكلام .
ب- التردد في الجواب .
جـ- قلة الانفتاح والتواصل .
4- هناك من يحاول بطريقة ما الكلام كل الوقت كأسلوب لإيقاف المقابل عن طرح الأسئلة ، وهذا يسئ إلى المرشح ، ويعطي المقابل شعوراً بعدم الارتياح .
5- صفات تظهر على المرشح أثناء المقابلة مثل عدم النظر إلى المقابلين ، ويكثرون من تحريك أيديهم وأرجلهم ، عض الأصابع أو الأظافر أو يعزفون على القلم بأشياء أخرى بين أيديهم .
6- أن يتحلى المقابلون باللباقة والتواضع لكي ينتظروا نهاية المقابلة قبل الحكم على المرشح.
7- أن يسأل المقابلون أسئلة مفتوحة تعطى المرشح الفرصة ليقول للمرشح أكثر من كلمتي نعم أم لا .
8- من الأخطاء أن يسأل المقابلون أسئلة تقود إلى الجواب الذي يريده .
المراجع 1
) رسالة الإشراف التربوي .
2) العدد الأول السادس من شعبان 1419هـ
3) المقابلات الناجحة . المؤلف موشابيرو الدار العربية للعلوم .
4) كيف تواجه المقابلات . المؤلف كليف فلتشر دار إحياء العلوم ببيروت.
انتهى